Firma digitale dei Notai italiani - Studio Notaio Guido Vellani di Modena

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L’autorità di certificazione del Consiglio Nazionale del Notariato

Dal 12 settembre 2002 il Consiglio Nazionale del Notariato è iscritto nell’elenco pubblico dei certificatori della firma digitale tenuto dall’AIPA, come autorità di certificazione dei notai italiani. Le firme digitali dei notai italiani possono essere verificate sul sito del Consiglio Nazionale del Notariato.
In base alla normativa, ed al manuale operativo dell’autorità di certificazione, il Consiglio Nazionale del Notariato certifica le firme digitali dei notai nell’esercizio delle loro funzioni e garantisce quindi ai terzi non solo che la firma digitale appartiene ad una determinata persona ed è valida al momento dell’apposizione, come fa qualunque certificatore, ma anche che il titolare della firma è un notaio nell’esercizio delle sue funzioni.

Si tratta di una scelta allo stesso tempo dovuta e voluta dal notariato italiano:- dovuta perché l’attestazione della funzione, nel settore pubblico e per i pubblici ufficiali in particolare, è imposta dalla normativa (art. 34 del D.Lgs. n. 82/2005 come modificato dal D.Lgs. n. 159/2006 "Codice dell'amministrazione digitale"), allo scopo di garantire che il documento abbia l’efficacia privilegiata prevista per i documenti provenienti da una pubblica autorità;- voluta perché il notariato ha ritenuto che il miglior modo per dotare il documento informatico notarile di tutte le garanzie di sicurezza e certezza sulla provenienza e sul contenuto (e sulla legittimità del tutto), che caratterizzano da sempre il documento notarile, fosse l’assunzione diretta di responsabilità nel settore, senza delegare a terzi la gestione dei processi e della tecnologia.

Il documento notarile dà infatti certezza di legittimità agli atti, ed è garanzia per i diretti interessati, ma anche e soprattutto per la sicurezza delle contrattazioni. Esso tutela un interesse generale della società, che deve essere garantito anche nelle nuove realtà.Inoltre la pratica del documento informatico è tuttora allo stato embrionale, ed è apparso necessario che il notariato fosse attore di un processo di sviluppo che nasconde notevoli insidie, e deve essere meditato dal punto di vista tecnologico, dal punto di vista organizzativo e da quello della ripartizione delle responsabilità tra i vari attori del fenomeno. Di qui la scelta (unica tra tutte le categorie professionali, e condivisa con un solo altro soggetto del settore pubblico) di assumere il ruolo di autorità di certificazione, con il controllo e la responsabilità delle funzioni notarili.

Seguendo la normativa, è stata scelta una struttura organizzativa basata, da una parte, sull’esistenza di un’autorità centrale, dedicata solo ed esclusivamente alla certificazione dei notai, dall’altra sul rispetto della legge notarile, per quanto attiene la sussistenza delle funzioni notarili lungo tutto il ciclo di vita delle firme digitali (rilascio, sospensione e revoca). E’ fondamentale infatti, per evitare rischi di uso improprio o di falsificazioni, che la firma digitale di un pubblico ufficiale abbia una durata pari a quella delle funzioni, e che la revoca o la sospensione delle firme siano tempestive, nel caso vengano meno (oltre che nei casi ordinari di sottrazioni, smarrimento, malfunzionamento).

A tale scopo la struttura dell’autorità di certificazione è modellata, come prescritto dalla normativa, sulle modalità dell’iscrizione al ruolo dei notai, che è il momento iniziale delle funzioni notarili, e che coincide con la consegna al notaio del sigillo.
Pertanto il Presidente del Consiglio Notarile Distrettuale così come ordina l’iscrizione nel Ruolo dei notai del Distretto, ai sensi dell’art. 24 L. 16/2/1913 n. 89, procede al rilascio della firma digitale relativa all’esercizio delle funzioni notarili. Analogamente le procedure di sospensione e revoca della firma sono modulate sulle procedure relative alla interruzione o alla cessazione dall’esercizio delle funzioni notarili, e tali cause di sospensione e revoca si aggiungono a quelle proprie di qualunque firma elettronica.

Ma vi è di più. Il panorama delle firme elettroniche, dopo la Direttiva 99/93/CE ed il D.Lgs. 10/2002, si è ulteriormente articolato e complicato, in virtù delle nuove figure previste, quali la firma elettronica semplice distinta dalla firma elettronica avanzata. Senza entrare nel dedalo di ipotesi possibili, va chiarito che la Direttiva ha ritenuto di dare valore di firma ad ogni sistema di imputazione ad un soggetto di un documento informatico, allo scopo di impedire che gli stati nazionali scoraggino normativamente l’utilizzo di firme elettroniche.

Ne è conseguenza però un generale alleggerimento del sistema originario del legislatore italiano, che equiparava la firma digitale alla sottoscrizione manuale solo se conforme a precisi requisiti tecnici. In questo scenario molto variegato, in cui la competenza tecnologica non sempre va di pari passo con la cultura del documento giuridico, è prioritaria per il notariato la gestione autonoma dei propri documenti informatici e della loro sicurezza, per preservarne la qualità ed il valore sia dal punto di vista tecnico sia dal punto di vista giuridico, ma anche e soprattutto per porsi come attore principale di una vicenda che sta incidendo in modo irreversibile sulla natura e le funzioni del documento giuridico, e per fornire esperienze applicative che coniughino la sicurezza tecnologica e giuridica alla semplificazione delle procedure ed all’utilizzo di nuove tecnologie.

I testi ed i dati sopra riportati, ove non diversamente indicato, sono tratti dal sito del Consiglio Nazionale del Notariato (www.notariato.it).